Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

Diese Bedingungen gelten für alle Verträge zwischen Aidan Faes, haseln, 9000 St. Gallen (nachfolgend „Anbieter“) und gewerblichen Kundinnen und Kunden (nachfolgend „Studio“) über die Nutzung der KI-Telefonassistentin Romy. Die Leistungen richten sich ausschliesslich an Unternehmen; Verbraucherverträge sind ausgeschlossen. Abweichende Bedingungen des Studios gelten nur, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich schriftlich zustimmt. Individuelle Vereinbarungen gehen diesen Bedingungen vor.

§ 2 Leistungsgegenstand

Romy nimmt Telefonanrufe für das Studio entgegen, vergibt Termine im Kalender des Studios, nimmt Verschiebungen und Absagen entgegen, gibt frei gewordene Termine wieder zur Vergabe frei und erteilt Auskünfte zu den vom Studio hinterlegten Leistungen, Preisen, Dauern und Öffnungszeiten. Der konkrete Umfang richtet sich nach dem gewählten Tarif.

Die Anbindung erfolgt per Rufumleitung an den bestehenden Anschluss des Studios. Ein Wechsel des Telefonanbieters oder zusätzliche Hardware ist nicht erforderlich. Verbindungsentgelte, die durch die Rufumleitung beim Telefonanbieter des Studios anfallen, trägt das Studio.

Der Anbieter erbringt seine Leistungen nach den Grundsätzen des Auftragsrechts. Ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg – etwa eine Anzahl zustande gekommener Termine oder ein Umsatzziel – wird nicht geschuldet.

Nicht Leistungsgegenstand

• Beratung zu Behandlungen, die über die vom Studio hinterlegten Angaben hinausgeht
• Medizinische oder gesundheitsbezogene Auskünfte
• Entgegennahme oder Abwicklung von Zahlungen
• Verbindlichkeit von Auskünften, die auf unrichtigen Angaben des Studios beruhen

§ 3 Vertragsschluss und Kommunikation

Die Darstellung der Tarife auf dieser Website ist kein bindendes Angebot. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Anbieter eine Bestellung bestätigt oder den Zugang freischaltet. Ein kostenloser Testzeitraum endet automatisch und geht nicht ohne Bestätigung des Studios in ein kostenpflichtiges Abonnement über. Die laufende Kommunikation kann per E-Mail erfolgen, soweit keine strengere Form vereinbart ist.

§ 4 Mitwirkungspflichten des Studios

Die Qualität der Terminvergabe hängt unmittelbar von den Angaben des Studios ab. Das Studio verpflichtet sich:

• Leistungen, Behandlungsdauern, Preise und Öffnungszeiten vollständig und aktuell zu hinterlegen
• Änderungen an Kalender, Behandlungsplätzen oder Öffnungszeiten zeitnah zu pflegen
• die erforderlichen Zugänge zu Kalender und Buchungssoftware bereitzustellen
• den Auftragsbearbeitungsvertrag vor Aufnahme des Betriebs abzuschliessen
• die eigene Datenschutzerklärung um die Bearbeitung durch die Telefonassistentin zu ergänzen
• Zugangsdaten vertraulich zu behandeln

Verzögerungen, die auf fehlender Mitwirkung beruhen, gehen zulasten des Studios. Das Studio sichert zu, dass die bereitgestellten Angaben frei von Rechten Dritter sind.

§ 5 Vergütung und Zahlungsbedingungen

Es gelten die im gewählten Tarif angegebenen Preise. Alle Preise verstehen sich in Euro zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Grundgebühr wird monatlich im Voraus in Rechnung gestellt und ist innert 14 Tagen netto zur Zahlung fällig.

Jeder Tarif enthält ein Paket an Anrufminuten. Wird es in einem Abrechnungsmonat überschritten, werden zusätzliche Minuten nach der jeweils gültigen Preisliste abgerechnet; alternativ kann das Studio jederzeit in einen grösseren Tarif wechseln. Nicht verbrauchte Minuten verfallen zum Monatsende und werden nicht übertragen.

Bei Zahlungsverzug fallen Verzugszinsen von 5 Prozent pro Jahr sowie angemessene Mahnkosten an. Bei einem Verzug von mehr als 30 Tagen kann der Anbieter die Leistung bis zum Zahlungseingang aussetzen.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

Laufzeit

Ein Monat, verlängert sich automatisch um jeweils einen weiteren Monat

Kündigungsfrist

Zum Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats

Form

Textform genügt, zum Beispiel per E-Mail

Das Recht zur ausserordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Seiten unberührt, insbesondere bei erheblicher Vertragsverletzung nach angemessener Nachfrist oder bei Eröffnung eines Insolvenz- beziehungsweise Konkursverfahrens. Nach Vertragsende deaktiviert der Anbieter den Zugang; die Rufumleitung im Anschluss des Studios ist vom Studio selbst zurückzunehmen.

§ 7 Verfügbarkeit

Der Anbieter betreibt den Dienst mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns und strebt eine durchgehende Verfügbarkeit an. Zeiten planmässiger Wartung werden mit angemessener Frist angekündigt und soweit möglich in verkehrsschwache Zeiten gelegt. Störungen ausserhalb des Einflussbereichs des Anbieters, insbesondere Ausfälle bei Telefon- oder Netzanbietern des Studios, begründen keinen Leistungsmangel.

§ 8 Geistiges Eigentum

Die vom Anbieter eingesetzten Methoden, Modelle, Konfigurationen, Vorlagen und das zugrunde liegende Know-how bleiben ausschliesslich beim Anbieter. Das Studio erhält für die Vertragsdauer ein nicht ausschliessliches Nutzungsrecht zur Verwendung im eigenen Betrieb. Die im Auftrag des Studios erfassten Termin- und Kundendaten bleiben Daten des Studios.

§ 9 Vertraulichkeit

Beide Seiten behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Seite vertraulich, geben sie nicht an Dritte weiter und verwenden sie ausschliesslich für Vertragszwecke. Diese Pflicht gilt drei Jahre über das Vertragsende hinaus. Ausgenommen sind öffentlich zugängliche Informationen, bereits vorhandenes Wissen und gesetzlich vorgeschriebene Offenlegungen.

§ 10 Datenschutz und Auftragsbearbeitung

Für die Bearbeitung personenbezogener Daten der Anruferinnen und Anrufer ist das Studio verantwortliche Stelle, der Anbieter ist Auftragsbearbeiter. Ein Vertrag nach Art. 9 revDSG beziehungsweise Art. 28 DSGVO wird vor Aufnahme des Betriebs geschlossen und ist Bestandteil dieses Vertrags. Serverstandort für die Verarbeitung der Anrufe ist Deutschland; Audio und Transkripte werden verschlüsselt gespeichert. Im Übrigen gilt die Datenschutzerklärung des Anbieters.

§ 11 Haftung

Der Anbieter haftet nach den gesetzlichen Bestimmungen für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet er nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

Die Gesamthaftung ist je Schadensfall auf die in den vorangegangenen zwölf Monaten gezahlten Entgelte begrenzt. Ausgeschlossen sind die Haftung für entgangenen Gewinn, für nicht zustande gekommene einzelne Termine und für mittelbare Schäden. Die Haftung für Hilfspersonen bei leichter Fahrlässigkeit ist nach Art. 101 Abs. 2 OR ausgeschlossen. Die Haftung für Personenschäden bleibt unberührt.

§ 12 Höhere Gewalt

Ereignisse höherer Gewalt – insbesondere Streik, Naturereignisse, behördliche Anordnungen, Ausfälle von Telekommunikations- oder Internetdiensten sowie Pandemien – befreien für ihre Dauer von der Leistungspflicht. Die Parteien informieren einander unverzüglich über Eintritt, voraussichtliche Dauer und Auswirkungen.

§ 13 Abwerbeverbot

Das Studio wirbt während der Vertragsdauer und für zwölf Monate danach keine Mitarbeitenden oder Auftragnehmer des Anbieters ab. Bei Verstoss wird eine Konventionalstrafe in Höhe eines Bruttojahresgehalts der betroffenen Person fällig; die Geltendmachung eines weitergehenden Schadens bleibt vorbehalten.

§ 14 Änderungen dieser Bedingungen

Der Anbieter kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern. Änderungen werden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht das Studio nicht bis zum Inkrafttreten, gelten die Änderungen als angenommen; auf dieses Widerspruchsrecht wird in der Mitteilung ausdrücklich hingewiesen. Im Fall des Widerspruchs kann jede Seite zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.

§ 15 Schlussbestimmungen

Es gilt ausschliesslich schweizerisches Recht unter Ausschluss der Kollisionsnormen und des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf. Ausschliesslicher Gerichtsstand ist St. Gallen; der Anbieter kann das Studio auch an dessen Sitz belangen. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt; die unwirksame Bestimmung wird durch eine wirksame ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform. Stand: 8. August 2026.