Ratgeber
Ratgeber für Studios und Praxen
Praktische Anleitungen rund um Erreichbarkeit, Terminvergabe und Telefonorganisation im Studioalltag. Geschrieben für Inhaberinnen, die am Kunden arbeiten und nebenbei den Betrieb führen.
Leitfaden
Erreichbarkeit im Studio: der Leitfaden
Erreichbarkeit im Studio besteht aus vier Bausteinen: einer Weiterleitung, die greift, wenn Sie am Kunden sind; einer Stelle, die Termine im Gespräch vergeben kann; einem Kalender mit hinterlegten Behandlungsdauern; und einem Weg, frei gewordene Zeiten wieder zu besetzen. Fehlt einer davon, entstehen Lücken.
WeiterlesenErreichbarkeit
Rufumleitung einrichten: die Codes für Mobil und Festnetz
Eine Rufumleitung richten Sie am Mobiltelefon mit einem kurzen Tastencode ein: **21* gefolgt von der Zielrufnummer und # leitet alle Anrufe sofort weiter. Am Festnetz hängt der Code vom Anbieter ab, meistens *21*Zielrufnummer#. Beide lassen sich jederzeit wieder abschalten.
WeiterlesenOrganisation
Anrufe während der Behandlung: fünf Wege im Vergleich
Wer am Kunden arbeitet, kann nicht ans Telefon. Es gibt fünf gängige Lösungen: Mailbox, Rückrufliste, eigener Empfang, externer Telefonservice und KI-Telefonassistentin. Sie unterscheiden sich vor allem darin, ob der Termin im selben Gespräch vergeben wird oder ob ein zweiter Kontakt nötig bleibt.
WeiterlesenAuslastung
Terminausfälle reduzieren: was im Studio tatsächlich hilft
Gegen Terminausfälle wirken vier Maßnahmen: rechtzeitige Erinnerungen, ein einfacher Weg zum Verschieben statt Absagen, eine gepflegte Nachrückliste und eine klar kommunizierte Absageregel. Entscheidend ist, dass ein frei gewordener Slot sofort wieder vergeben werden kann.
WeiterlesenKosten
Was kostet eine KI-Telefonassistentin?
Der Preis einer KI-Telefonassistentin setzt sich aus drei Größen zusammen: einer monatlichen Grundgebühr, einem inklusiven Minutenpaket und dem Preis für zusätzliche Minuten. Entscheidend für die Rechnung ist nicht der Monatspreis, sondern wie viele zusätzliche Termine dadurch zustande kommen.
WeiterlesenVergleich
Telefonservice oder KI-Assistentin: was passt zum Studio?
Ein externer Telefonservice arbeitet mit Menschen und ist stark bei ungewöhnlichen Anliegen. Eine KI-Telefonassistentin ist rund um die Uhr verfügbar, nimmt beliebig viele Gespräche gleichzeitig an und bucht direkt im Kalender. Der entscheidende Unterschied liegt beim Kalenderzugriff, nicht bei der Freundlichkeit.
WeiterlesenErreichbarkeit
Anrufe nach Ladenschluss: der unterschätzte Zeitraum
Wer selbst berufstätig ist, ruft im Studio häufig erst nach der eigenen Arbeit an – also nach Ladenschluss. Diese Anrufe landen in der Mailbox oder gar nirgends. Sie lassen sich auffangen, ohne dass Sie abends selbst erreichbar sein müssen.
WeiterlesenOrganisation
Behandlungsdauern richtig im Kalender hinterlegen
Eine Behandlungsdauer im Kalender besteht aus drei Teilen: Vorbereitung, Behandlung und Nachbereitung. Wer nur die Behandlungszeit hinterlegt, baut sich jeden Tag Verzug ein. Sind die Dauern korrekt, kann jede Buchung – auch eine automatische – passend einplanen.
WeiterlesenDatenschutz
DSGVO und KI am Telefon: die Punkte, die zählen
Beim Einsatz einer KI-Telefonassistentin sind vier Punkte zu klären: ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, der Serverstandort, der Hinweis an die Anruferin und die Speicherdauer von Audio und Transkripten. Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung.
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