Brauche ich die Zustimmung der Anruferin?

Das hängt vom Zweck und der Rechtsgrundlage ab, insbesondere davon, ob und wie aufgezeichnet wird. Genau das sollten Sie mit dem Anbieter und einer fachkundigen Beratung für Ihren Fall klären.

Muss ich meine Datenschutzerklärung anpassen?

In der Regel ja, weil eine neue Verarbeitung hinzukommt. Die technischen Angaben dafür bekommen Sie vom Anbieter.

Reicht ein Serverstandort in der EU?

Ein Standort in der EU vereinfacht die Bewertung, ersetzt aber weder den Auftragsverarbeitungsvertrag noch die Prüfung, ob Subunternehmer außerhalb der EU eingebunden sind.

DSGVO und KI am Telefon: die Punkte, die zählen

Beim Einsatz einer KI-Telefonassistentin sind vier Punkte zu klären: ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, der Serverstandort, der Hinweis an die Anruferin und die Speicherdauer von Audio und Transkripten. Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung.

Von LuisaAktualisiert am 08. August 2026Lesezeit 4 Minuten

Punkt 1: Auftragsverarbeitungsvertrag

Wer für Sie Anrufe annimmt, verarbeitet personenbezogene Daten Ihrer Kundinnen in Ihrem Auftrag. Dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Fragen Sie, ob der Anbieter einen vorlegt und ob er ohne Aufwand abschließbar ist.

Punkt 2: Serverstandort

Wo Audio und Transkripte gespeichert und verarbeitet werden, ist eine der ersten Fragen. Ein Standort innerhalb Deutschlands oder der EU vereinfacht die Bewertung erheblich gegenüber einer Verarbeitung in Drittländern.

Punkt 3: Hinweis an die Anruferin

Anruferinnen sollten erfahren, dass sie mit einem automatisierten System sprechen. Das ist nicht nur eine formale Frage – es ist auch die Grundlage für Vertrauen. Prüfen Sie, ob und an welcher Stelle des Gesprächs der Hinweis erfolgt.

Punkt 4: Speicherdauer und Verschlüsselung

Klären Sie, wie lange Audioaufnahmen und Transkripte aufbewahrt werden, ob sie verschlüsselt gespeichert sind und wie Sie eine Löschung veranlassen können – etwa wenn eine Kundin von ihrem Recht auf Löschung Gebrauch macht.

Fragenliste für das Anbietergespräch

Legen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag vor?
Wo stehen die Server, und werden Daten in Drittländer übertragen?
An welcher Stelle im Gespräch wird auf die KI hingewiesen?
Wie lange werden Audio und Transkripte gespeichert?
Sind die Daten verschlüsselt gespeichert?
Wie löse ich eine Löschung für eine einzelne Kundin aus?
Welche Subunternehmer sind eingebunden?

Was Sie auf Ihrer eigenen Seite ergänzen sollten

Wenn eine Assistentin Anrufe für Sie annimmt, gehört das in Ihre Datenschutzerklärung: welche Daten anfallen, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange sie gespeichert werden. Der Anbieter kann Ihnen die technischen Angaben dafür liefern.

Häufige Fragen

Über die Autorin

Luisa hat Romy gegründet und spricht regelmäßig mit Inhaberinnen von Kosmetik-, Nagel- und Massagestudios darüber, wie Terminvergabe am Telefon in der Praxis abläuft.

Luisa, Gründerin